Section 4 - Équipe

Navigation: Onglet “Équipe”, puis “Gestionnaire Employés”

Objectif: Maîtriser la modification des paramètres de vos départements, badges et employés dans Ameego.

La section “Équipe” d’Ameego fait office de classeur en ligne et héberge toutes les informations relatives aux employés telles que les coordonnées, les départements, les salaires, les capacités, les disponibilités, et autres paramètres importants. En prenant le temps de configurer votre section “Équipe” dès maintenant, la fonction One Touch de gestion des horaires pourra créer le meilleur horaire possible et vous faire gagner beaucoup de temps dans le futur!

Voici les points que nous allons aborder dans cette section du guide de configuration:

Configuration des employés

Ajouter un employé
Modifier le profil d’un employé

Inconnu / Désactivé

Département inconnu
Départements désactivés
Employés désactivés

Configuration des employés

Ajouter un employé:

Maintenant que tous vos départements et badges ont été créés, il est temps de créer vos employés. Important: ne créez qu’un profil par employé! Vous pourrez lui attribuer plusieurs départements par la suite.

Suivez les étapes suivantes pour apprendre à ajouter un employé dans Ameego.

Cliquez sur le département que vous allez assigner à l’employé (son département principal), puis cliquez sur le bouton “+ Ajout employé” en haut à droite.
Ajoutez autant d’informations que vous pouvez sur l’employé (voir la description des paramètres ci-dessous). Cependant, les seules informations requises pour commencer sont son prénom et son nom de famille.

- Si vous ajoutez l’adresse courriel de l’employé au moment de la création de son profil, un courriel de bienvenue contenant ses informations de connexion lui sera envoyé.
- Si vous ne souhaitez pas que l’employé reçoive cette information pour l’instant, n’ajoutez pas son adresse courriel lors de la création de son profil. Vous-même ou l’employé pourrez ajouter cette information plus tard.

Sauvegardez le profil de l’employé en cliquant sur le bouton “Créer un employé”.
L’écran suivant vous donnera la possibilité de “Créer un autre employé” (dans ce département) ou de revenir à la liste des employés du département.
Vous pouvez ajouter les départements additionnels et les badges nécessaires pour le nouvel employé, ou créer tous vos employés avec les informations de base et revenir à l’édition de leur profil ultérieurement. Assurez-vous de prendre connaissance de la section suivante pour vous informer sur tous les paramètres disponibles pour les profils des employés.

Voici une démonstration rapide des étapes listées ci-dessus:

Modifier le profil d’un employé:

Maintenant que tous vos employés ont été ajoutés, vous pouvez modifier leur profil plus en détail si requis. Cliquez sur votre premier département pour en voir tous les employés. Cliquez sur le nom d’un employé dans la liste pour développer son profil. Vous pouvez le réviser, le modifier, et y ajouter des départements, des badges, des disponibilités, etc. Voici la liste complète et la description de ces réglages ci-dessous.

Paramètres principaux de l’employé: Les paramètres suivants peuvent être changés sur la page principale de l’employé sans cliquer sur le bouton “Modifier profil”, dont nous aborderons les paramètres un peu plus tard.

Désactiver un employé: Cliquez sur le bouton “Désactiver” pour déplacer l’employé vers la section des employés désactivés et pour qu’il ne s'affiche plus dans vos horaires. Vous aurez toujours la possibilité de réactiver cet employé en cas de besoin futur.

Réinitialiser mot de passe: Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez réinitialiser le mot de passe d'un employé. Cela réinitialisera le mot de passe par défaut, “ameego” (en minuscules). Assurez-vous de cliquer à nouveau sur “Réinitialiser le mot de passe” dans la boîte de confirmation pour terminer la réinitialisation.
Historique des modifications: Cliquez sur ce bouton pour visualiser les modifications effectuées sur le profil de l’employé et identifier l’utilisateur responsable de ces modifications. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous verrez également un bouton “Modifications effectuées”. Cliquez sur celui-ci pour visualiser les modifications effectuées par cet utilisateur sur d’autres profils (dans la mesure où ce dernier a accès à Ameego Manager).
Salaires: Les informations sur les salaires de chaque département proviennent de votre système de point de vente. Assurez-vous d'ajouter tous les départements et tous les salaires requis au profil des employés dans votre système de point de vente. Les changements de salaire dans le PDV seront mis à jour dans Ameego avec la fonction POS Match, qui s'exécute toutes les 24 heures. Les salaires sont spécifiques à chaque département et ne seront utilisés que pour le département spécifié. Si aucun salaire n'est présent dans le profil des employés, Ameego utilisera le salaire par défaut du département comme décrit ci-dessus dans les paramètres de département.
Ajouter des départements: Utilisez le bouton “+” dans la section des départements pour ajouter tous les départements pour lesquels vous comptez assigner un quart de travail à l'employé.
Ajouter des badges: Utilisez le bouton “+” dans la section des badges pour ajouter l'un des badges que vous avez créés précédemment. Lorsque l'outil de création d'horaires One Touch d'Ameego identifie un quart de travail avec un badge, seuls les employés avec ce badge se verront attribuer ce quart de travail. Les badges disponibles à attribuer à votre employé sont déterminés par les départements que vous avez ajoutés à son profil. Par exemple, si vous n'avez donné à un employé que le département “Service”, vous ne verrez apparaître que les badges de ce département.
Nouvelle disponibilité: Les disponibilités sont essentielles pour que l'outil One Touch fonctionne efficacement. Vous pouvez ajouter une période de disponibilité pour toute la journée ou la diviser en 2 parties par jour. Parfait pour les étudiants disponibles avant et après les cours! Nous recommandons aux gestionnaires de renseigner les disponibilités actuelles des employés, et ces derniers pourrons vous envoyer une nouvelle disponibilité via Ameego Anyware si des changements sont requis. Cliquez sur le bouton "Nouvelle disponibilité" pour ajouter les disponibilités de vos employés.

À noter: Les disponibilités sont soumises à une date de départ. Si une nouvelle disponibilité est ajoutée, vous pouvez changer la date de départ pour correspondre à la date effective de la nouvelle disponibilité. Ameego activera automatiquement la nouvelle disponibilité si elle a été créée ou approuvée par un gestionnaire.

Notes RH récentes: Cette section vous montrera les 3 dernières notes RH créées pour cet employé. Vous pouvez créer ou voir toutes les notes RH dans l’onglet “Gestionnaire RH” de l’onglet principal “Équipe”.

Modifier le profil - Paramètres avancés

Cliquez sur le bouton “Modifier profil” dans le profil d’un employé pour accéder aux paramètres suivants. Si le paramètre est précédé d’un astérisque, l’employé sera forcé de renseigner cette information la première fois qu’il se connecte à Ameego.

À noter: Vous pourriez ne pas comprendre totalement tous les paramètres disponibles à l’heure actuelle. Les paramètres par défaut devraient être suffisants jusqu’à ce que vous compreniez mieux vos besoins dans Ameego dans le futur!

Nom d’utilisateur: L’employé se connectera en utilisant son nom d’utilisateur. Ameego crée un nom d’utilisateur automatiquement pour chaque employé en utilisant leur prénom et l’initiale de leur nom de famille (ex: le nom d’utilisateur de Bob Smith sera BobS). Si le même nom d’utilisateur est généré pour 2 employés, vous pouvez modifier l’un d’entre eux ici (ex: Bob Smith et Bob Stewart sont dans le logiciel). Dans ce cas, nous vous suggérons d’ajouter la seconde lettre du nom de famille. Chaque nom d’utilisateur doit être unique pour éliminer tout risque de conflit de connexion.
Nom: Assurez-vous que chaque employé ait son prénom et nom de famille dans ces champs.
Département: Celui-ci sera considéré comme le département principal de l’employé. Bien qu’un employé puisse travailler dans plusieurs départements, son profil sera listé dans le département principal défini ici.
*Langue: Définissez la langue de choix de l’employé ici et le contenu d’Ameego sera affiché dans cette langue. Le français et l’anglais sont disponibles.
*Adresse courriel: Renseignez l’adresse courriel de l’employé ici. Avec une adresse courriel valide au profil, l’employé sera en mesure de réinitialiser son mot de passe en cas d’oubli.
Date de naissance: Renseignez ici la date de naissance de l’employé. Ce champ est optionnel mais, si renseigné, le calendrier Ameego affichera l’anniversaire de l’employé.
Date de début: Ameego remplira ce champ avec la date à laquelle l’employé est activé dans Ameego. Modifiez si requis.
*Téléphone domicile: Renseignez ici le numéro de téléphone du domicile de l’employé.
*Téléphone mobile: Renseignez ici le numéro de cellulaire de l’employé.
*Personne à contacter en cas d’urgence: Renseignez ici le nom de la personne à contacter en cas d’urgence pour cet employé.
*Numéro du contact: Renseignez ici le numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence pour cet employé.
Niveau de permission: Le niveau de permission par défaut pour un nouvel employé est “Employé Régulier”. Les employés réguliers ont seulement accès à Ameego Anyware. Les utilisateurs avec un niveau de permission “Gestionnaire” et “Superviseur” peuvent accéder à Ameego Manager et Ameego Anyware. La différence entre les deux est que les superviseurs ne peuvent pas voir ou modifier les salaires. Si le niveau de permission est défini comme superviseur ou gestionnaire, une icône s'affichera sur son profil, afin que vous puissiez visualiser rapidement son niveau de permission.
Identifiant de paie: Si vous utilisez la fonction d’export de paie Ameego, renseignez ici l’identifiant de paie de l’employé.
Inclure avec la paie: Le paramètre par défaut est “Oui” (case cochée). Si vous utilisez la fonction d’export de paie Ameego, vous pouvez décocher cette case si vous ne souhaitez pas exporter les heures de cet employé.
Exemption Hrs Sup: Le paramètre par défaut est “Non” (case non cochée). Cochez cette case si l’employé est exempt de temps supplémentaire. Cette option peut être utile pour les gestionnaires dont les quarts de travail dépassent la limite de temps supplémentaire quotidienne et hebdomadaire. Peut aussi être utilisé pour supprimer le temps supplémentaire de l’export de paie d’un employé si applicable.
Activer les règles de pause: Le paramètre par défaut est “Oui” (case cochée). Décochez si l’employé est exempt des règles de pause de la page des paramètres d’Ameego.
Les pauses payées s’appliquent aux heures supplémentaires: Le paramètre par défaut est “Non” (case non cochée). Cochez cette case si la pause rémunérée d’un employé participe à son temps supplémentaire quotidien.
Heures Max/ Min: Ces champs ne sont pas requis mais peuvent être un outil utile pour s’assurer que One Touch d’Ameego attribue le nombre d’heures désiré pour vos employés clé!

Prenez maintenant quelques minutes pour vérifier et modifier les informations de tous vos employés comme indiqué ci-dessus.

Inconnu / Désactivé

En bas de votre liste de départements, vous verrez l’intitulé “Inconnu / Désactivé”. Cliquez sur ce lien et vous verrez les sections suivantes, le cas échéant.

Département inconnu

Cette liste affiche les employés qui ne dépendent d’aucun département. Ceci peut arriver si un département a été assigné à un employé mais le département a été désactivé avant que l’employé ait été déplacé dans un autre département. Attribuez simplement un département à ces employés, puis cliquez sur “Mettre à jour les départements” en bas de la liste. Vos employés seront déplacés vers le département que vous leur avez attribué.

Départements désactivés

Il s'agit d'une liste des départements qui ont été désactivés dans votre plateforme Ameego. Si vous en avez besoin, cliquez simplement sur “Réactiver”.

Employés désactivés

Il s'agit d'une liste des employés qui ont été désactivés dans votre plateforme Ameego. Si vous en avez besoin, cliquez sur le bouton “Réactiver”. Ameego vous indiquera dans quel département ils ont été réactivés.

Excellent, tout va très bien! Qui veut un café?!

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