Section 3 - Départements & équipes

Navigation: Onglet 'Équipe' puis 'Gestionnaire Employés'

Objectif: Créer les départements et équipes pour répondre au mieux à vos besoins pour l’horaire.

Avant de commencer, il est important de faire la distinction entre 'Équipe' et 'Départements' dans Ameego.

Les Départements sont les rôles pour lesquels vous allez créer et attribuer des quarts de travail. Quelques exemples sont Serveurs, Cuisiniers, Livreurs, etc.

Les Équipes: Chaque équipe aura son propre horaire et sa propre analyse des coûts de main-d'œuvre dans les rapports d’Ameego. Beaucoup de restaurants aiment créer des équipes spécifiques pour la Gestion, le Service et la Cuisine. D’autres préfèrent utiliser une équipe unique pour des horaires et rapports globaux. Vous aurez besoin d'au moins une équipe pour créer un horaire dans Ameego.

Dans cette section, nous allons vous montrer comment créer vos départements, les paramétrer et les organiser au sein des équipes. Complétez les étapes de configuration dans l'ordre suivant:

Configuration des Départements
Configuration des Équipes
Paramètres d’Équipe

Étape 1 - Configuration des Départements

Suivez les étapes suivantes pour créer vos départements dans Ameego. Une fois vos départements créés, vous pouvez passer à l’étape 'Configuration des Équipes' pour les organiser en équipes.

Cliquez sur le bouton 'Gestion' en haut de la page.
Cliquez sur le bouton 'Créer un nouveau département'.
Ajoutez un nom.
Ajoutez un salaire par défaut pour ce département (il sera utilisé si vous n’indiquez pas de salaire spécifique pour un employé dans son profil).
Ajoutez l’identifiant de paie pour ce département si applicable (seulement applicable si vous utilisez la fonction d’export de paie Ameego).
Assignez une couleur au département (utile pour identifier le département lors de la création de l’horaire).
Réglez le nombre d’'Approbations automatiques des demandes d’absence' pour chaque jour. Laissez 0 si vous ne souhaitez pas qu’Ameego approuve automatiquement les demandes de congé pour ce département.
Réglez la 'Limite des demandes d’absence' pour chaque jour pour définir le nombre d’employés pouvant faire une demande de congé pour chaque jour. Vous aurez toujours la main sur la validation de ces demandes.
Cliquez sur 'Créer un département' pour sauvegarder.
Répétez ces étapes jusqu’à ce que tous vos départements soient créés.

Note: Vous verrez 'Badges' sous les paramètres de département. Nous aborderons le sujet dans la prochaine section de ce guide.

Étape 2 - Configuration des Équipes

Maintenant que vous avez créé vos départements, vous allez pouvoir créer vos équipes et organiser vos départements au sein de celles-ci.

Sur la page 'Gestionnaire Employés', cliquez sur le bouton 'Gestion' en haut de la page. Vous y verrez peut-être les équipes par défaut que nous avons ajoutées pour vous assister dans votre démarrage.

Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter ou éditer votre équipe.

Éditer le nom d'une équipe:

Si vous voyez une équipe que nous avons créé pour vous et aimeriez la renommer, cliquez sur le bouton 'Modifier', renommez-la et cliquez sur 'Sauvegarder les modifications' (nous aborderons les autres paramètres dans l'étape 3).

Créer une équipe:

Si vous n'avez aucune équipe ou avez besoin d'en créer une nouvelle, cliquez sur le botuon 'Créer une nouvelle équipe', donnez-lui un nom puis cliquez sur 'Sauvegarder les modifications' (nous aborderons les autres paramètres dans l'étape 3).

Si vos équipes vous conviennent, vous pouvez maintenant suivre les instructions ci-dessous pour organiser vos départements au sein des équipes.

Ajouter un département à une équipe:

Cliquez sur le bouton “+ département” (si présent) pour l’équipe souhaitée et choisissez un département à ajouter.

À noter: Si tous vos départements ont déjà été assignés à une équipe, le bouton '+ département' ne sera pas disponible.

Retirer un département d'une équipe:

Cliquez sur le nom du département dans la section droite de la page. Le département sera déplacé dans une section appelée 'Aucune équipe'. Vous devrez donc l’ajouter à une équipe pour pouvoir le voir apparaître à l’horaire.

Déplacer un département d'une équipe à une autre:

Pour enlever un département d'une équipe, cliquez sur le nom du département dans l'équipe à laquelle il est assigné. Cliquez ensuite sur le bouton '+ département' dans la nouvelle équipe à laquelle vous souhaitez assigner le département et sélectionnez-le dans les options.

Voici une rapide démonstration de la procédure pour déplacer un département d'une équipe à une autre.

Organiser les départements au sein d’une équipe

Maintenant que vous avez ajouté tous vos départements à une équipe, vous pouvez les classer au sein de l’équipe. L’ordre de classement que vous choisirez sera reflété à travers la plateforme Ameego. Suivez la procédure suivante pour classer les départements dans les équipes.

Quittez la section 'Gestion' en cliquant sur l’onglet 'Gestionnaire Employés'.
Placez votre curseur sur la gauche d’un département pour voir apparaître l’icône fléchée.
Cliquez sur l’icône et glissez le département vers le haut ou le bas de la liste.

Voici une démonstration de l'organisation des départements.

Étape 3 - Paramètres d’équipe

Vous trouverez ci-dessous la description des paramètres d’équipe disponibles. Ils peuvent être réglés maintenant ou ultérieurement, dépendamment de votre stade de configuration de votre plateforme Ameego. Par exemple, vos modèles de distribution du personnel ne sont peut-être pas encore configurés. Pas de problème, vous pourrez revenir à ces paramètres plus tard.

Navigation: Onglet 'Équipe', puis 'Gestionnaire Employés'.

Objectif: Personnaliser les paramètres des équipes pour votre restaurant qui seront automatiquement appliqués à l'horaire chaque semaine.

Cliquez sur le bouton 'Gestion' puis sur le bouton 'Modifier' de la première équipe. Vérifiez et réglez les paramètres suivants peuvent être personnalisés pour chacune des équipes.

Renommer: Renommer l’équipe.

Mesure de vente: Le paramètre par défaut est 'Aucune'. En gardant ce paramètre, l’équipe utilisera la mesure de vente principale, soit les ventes brutes ou nettes pour calculer le coût de main-d'œuvre pour cette équipe. Vous pouvez choisir une autre mesure de vente pour effectuer ce calcul, mais assurez-vous de sélectionner une mesure de vente ($) et non une mesure de compte (nombre de clients par exemple).

Publier l’horaire automatiquement: Le paramètre par défaut est 'Non'. Si réglé sur 'Oui' et vous avez des modèles de plancher par défaut pour cette équipe, One Touch créera ET publiera vos horaires automatiquement.

Astuce: Nous vous recommandons de laisser ce paramètre sur 'Non' par défaut au début afin que vous conserviez l’opportunité de vérifier vos horaires avant de les publier.

Multiplicateur de salaire par défaut: Le paramètre par défaut est '1.00'. Lorsque vous créerez et calculerez le coût de main-d'oeuvre dans Ameego, nous multiplierons tous les salaires horaires par ce montant.

Astuce: Vous pouvez utiliser ce paramètre pour justifier certains frais généraux relatifs à vos employés (ex: en réglant le paramètre à 1.04, 4% seront ajoutés à tous les salaires et appliqués dans les projections de main-d'œuvre).

Main-d'œuvre fixe par défaut: Le paramètre par défaut est 0.00. Un montant en dollars ajouté ici représentera les frais fixes de main-d'œuvre pour cette équipe (salaires des responsables par exemple). Ce chiffre sera utilisé pour tous les rapports de main-d'œuvre prévisionnelle et actuelle.

Objectif de pourcentage de main-d'œuvre par défaut: Le paramètre par défaut est 0. Renseignez l’objectif de coût de main-d'œuvre en pourcentage pour cette équipe et Ameego vous montrera les comparaisons pour cet objectif à travers les pages d’horaire. Ce paramètre est optionnel.

Distribution du personnel par défaut: Ces paramètres sont importants pour permettre à l’option One Touch d’Ameego de compléter les 3 étapes de création de l’horaire en un clic. Un modèle de distribution du personnel par défaut doit être attribué à chaque jour de la semaine pour activer cette option. Si vous n’avez pas créé vos modèles, vous pouvez revenir à ce paramètre ultérieurement. Cependant, assurez-vous de le faire afin de gagner du temps dans Ameego!

Supprimer équipe: Cliquez sur ce lien pour supprimer l’équipe.

Annuler: Annule toute modification effectuée sur cette page.

Sauvegarder les modifications: Sauvegarde toutes les éditions effectuées.

Beau travail. Vous avez configuré avec succès les équipes de votre restaurant!

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