Comprendre et gérer les modèles de répartition du personnel

C'est dans la section Modèles de répartition que vous aller créer vos quarts de travail réguliers, et ce pour chaque jour de la semaine. Vous y ajouterez les badges et pauses, si applicable, afin de vous faire gagner du temps lors de la création de votre horaire hebdomadaire. Nous vous recommandons de créer un modèle pour chaque jour de la semaine, mais vous pouvez en créer autant que nécessaire pour répondre à vos besoins de main-d'oeuvre.

Lorsque vous créez vos horaires hebdomadaires dans Ameego, vous sélectionnerez le modèle correspondant et laisserez la fonction One Touch se charger de l'attribution des quarts à vos employés. Suivez les étapes ci-dessous pour créer vos modèles de répartition du personnel.

Navigation: Onglet "Horaire", puis "Modèles de répartition"

Objectif: Vous faire gagner du temps lors de la création de vos horaires.

Étape 1- Créez votre premier modèle: Commencez par créer votre premier modèle de répartition pour la première journée de votre semaine. Nous avons peut-être déjà importé un exemple de lundi pour vous aider à démarrer. Vous pouvez modifier ce modèle ou le désactiver et créer votre propre modèle. Pour commencer, cliquez sur le bouton "+ Créer". Donnez-lui un nom qui représente le jour auquel il correspond (comme "Lundi"). Voici une liste des fonctions que vous utiliserez lors de la création de votre premier modèle.

• Ajouter un quart: Cliquez sur le bouton "Ajouter Quart" et sélectionnez un département. Un quart de travail sera ajouté au département que vous avez sélectionné. La tranche horaire par défaut du quart de travail sera de 12 à 17H. Ajustez les heures au besoin et répétez cette étape jusqu'à ce que vous ayez tous les quarts de travail nécessaires à chaque département pour cette journée.
• Ajuster les heures du quart de travail: Cliquez sur les côtés gauche et droit du quart de travail et faites-les glisser pour ajuster les heures de début et de fin.
• Ajouter un badge: Cliquez au centre du quart de travail et sélectionnez le badge requis dans la liste déroulante. Après avoir sélectionné le badge, cliquez sur "Enregistrer & Fermer".
• Ajouter une pause à un quart de travail: Cliquez au centre du quart de travail, puis sur le lien "ajouter pause". Entrez l'heure de début et la durée de la pause, et cochez la case "Pause payée" si applicable. Cliquez sur le bouton "Ajouter pause", puis sur "Enregistrer & Fermer". Voici quelques notes supplémentaires sur les pauses.
  • Les pauses ajoutées aux quarts de travail ne seront pas visibles par l'employé. Elles sont principalement utilisées à des fins de gestion et de calcul des coûts des quarts de travail dans vos horaires.
  • Vous devrez choisir si vous préférez utiliser une règle de pause configurée dans les paramètres principaux (nous avons abordé ce sujet dans la section 2 du guide de configuration de votre plateforme) ou des pauses de travail individuelles configurées dans ces modèles de répartition. Configurer des pauses aux deux endroits doublera le coût des pauses et causera des erreurs dans le calcul des prévisions de main-d'œuvre.
• Supprimer un quart: Si vous devez supprimer un quart de travail de votre modèle, cliquez au centre du quart et sélectionnez "Supprimer quart" en bas de la fenêtre.

Étape 2- Ajouter des modèles de répartition supplémentaires (copie d'un modèle): Une fois votre premier modèle de répartition terminé, vous pouvez utiliser le bouton "+ Créer" et copier ce modèle pour les jours suivants. Vous aurez simplement à ajuster les quarts de travail existants et à ajouter les quarts manquants si nécessaire. Répétez cette étape jusqu'à ce que vous ayez un modèle pour chaque jour de la semaine. Copier un modèle existant vous fera gagner un temps précieux dans la création de vos modèles de répartition du personnel!

En plus de créer vos modèles du lundi au dimanche, nous vous invitons à créer un modèle de répartition pour tous les jours fériés, événements ou journées dédiées à certaines tâches ponctuelles. Voici quelques conseils qui vous seront très utiles lorsque vous les importerez lors de la création de vos horaires.

• Si votre site est fermé un ou plusieurs jours de la semaine, créez un modèle intitulé "Fermé". N'ajoutez aucun quart de travail sur ce modèle. Vous l'importerez pour le(s) jour(s) où il s'applique lors de la création de votre horaire.
• Si vos opérations sont impactées par des événements dans votre région, envisagez de créer des modèles spécifiques pour ces jours. Les exemples peuvent être des jours de match, les fins de semaine, festivals, etc.
• Les jours fériés ont généralement lieu le lundi. Créez un modèle "Lundi férié" pour répondre à vos besoins en main-d'œuvre de cette journée, si vous le souhaitez.

Gestion des modèles de répartition & astuces: Voici quelques conseils supplémentaires pour garder vos modèles de répartition à jour et pertinents pour la saison actuelle. Certains sites créent des modèles pour les saisons et les nomment en conséquence. Vous pouvez désactiver ou réactiver les modèles pour répondre à vos besoins pour la saison en cours ou aux tendances commerciales.

• Modifier le nom ou désactiver un modèle de répartition: Cliquez sur l'icône des paramètres à droite du nom du modèle. Vous pouvez le renommer ici et enregistrer les modifications, ou cliquer sur le bouton "Désactiver" pour le supprimer de la liste active (vous pouvez toujours le réactiver plus tard si nécessaire).
• Réactiver un modèle: Cliquez sur le lien "Modèles désactivés" en bas de la liste des modèles de répartition. Localisez le modèle nécessaire, puis cliquez sur "Réactiver".
• Réorganiser la liste des modèles: L'ordre dans lequel vos modèles apparaissent sur cette page est le même que lorsque vous les importerez pour la création de vos horaires. Si l'ordre de la liste n'est pas celui que vous aimeriez voir, déplacez simplement votre curseur à gauche du nom du modèle pour révéler les flèches croisées. Cliquez sur les flèches pour déplacer votre modèle vers le haut ou vers le bas.
• Garder vos modèles à jour: Si vous constatez que vous effectuez les mêmes changements sur vos quarts de travail semaine après semaine dans la répartition du personnel hebdomadaire, nous vous recommandons d'effectuer ces changements dans vos modèles et de les vérifier régulièrement pour limiter les modifications hebdomadaires.
• Créer un modèle de répartition vide pour les jours de fermeture: Si votre site est fermé un ou plusieurs jours de la semaine, nous vous recommandons de créer un modèle vide (sans quarts) intitulé "Fermé". Un modèle de répartition est importé pour chaque jour de la semaine lors de la gestion hebdomadaire de l'horaire, vous gagnerez donc du temps à avoir un modèle vide sous la main.
• Un modèle pour toutes les équipes par jour: Il n'est pas nécessaire de créer un modèle de répartition pour chaque équipe. Lorsque vous importez les modèles dans vos horaires hebdomadaires, Ameego fera la différence entre les départements et les équipes.