7. Guides des effectifs

Aperçu des guides des effectifs

Nous importons une variété de mesures de vente depuis votre système de point de vente lors de la synchronisation des données avec Ameego, pouvant être utilisées dans la planification de vos effectifs. Bien qu'il puisse y avoir des différences d'un système de point de vente à l'autre, les mesures qu'on y retrouve généralement sont: les ventes nettes et brutes, les ventes de plats/boissons, le total des repas/boissons, les ventes du restaurant, les ventes du bar, le nombre de clients, le total des factures, etc. Ces mesures sont importées en intervalles de 15 minutes, vous permettant donc de calculer vos besoins en personnel selon ces intervalles.

Les calculs prévisionnels effectués par Ameego, tels que la moyenne des 3 dernières semaines ou la tendance annuelle, incluront toutes ces mesures afin de créer les prévisions correspondantes à chacune.

Les guides des effectifs vous permettront d'associer une mesure de vente à un département et de définir des paliers qui, une fois atteints, déterminent le nombre d’employés requis sur le terrain. Dès que vos guides des effectifs sont créés, vous avez accès à une comparaison entre le nombre d'employés requis et nombre d'employés initialement prévus à l'horaire pour chaque intervalle de 15 minutes, directement dans la section Répartition du Personnel pour l'horaire de la semaine. Vous trouverez plus d’informations sur ce sujet dans notre guide de gestion de l’horaire!

À noter: La configuration de vos guides des effectifs peut sembler être une tâche fastidieuse lorsque vous êtes en train de vous familiariser avec Ameego. Ces guides permettent un niveau avancé d'analyse de main-d'oeuvre lors de la création de l'horaire. Vous pouvez passer cette étape pour le moment si vous le souhaitez et y revenir après quelques semaines d’utilisation d’Ameego. Mais ne mettez pas cette fonctionnalité de côté, car ces guides des effectifs sont l'une des options faisant la réputation d'Ameego!

Configurer un guide des effectifs

Les étapes suivantes vont vous guider dans la création du guide des effectifs pour un département avec une mesure spécifique et la définition des paliers pour cette mesure. Il est important de noter que les paliers seront basés sur des intervalles de 15 minutes. 

Nous utiliserons notre département Serveurs pour notre exemple, en y associant la mesure "Total des clients". Nous supposons qu’un serveur peut prendre en charge jusqu’à 14 clients dans un intervalle de 15 minutes. Nous aurons donc besoin d’un second serveur lorsque nous atteindrons 15 clients, un troisième à 30, un quatrième à 45, et ainsi de suite.  

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer cet exemple:

1. Cliquez sur "Horaire", puis sur l'onglet "Guides des effectifs".
2. Cliquez sur le premier département que vous souhaitez configurer. Notre exemple est pour le département Serveurs.
3. Cliquez sur le bouton "Aucune" en haut à droite pour afficher les mesures de ventes disponibles pour ce département. Choisissez "Total des clients" pour le département Serveurs.
4. Cliquez sur "+ Ajouter un palier" pour ajouter le premier palier qui indiquera le nombre total de clients nécessaire à la présence du premier serveur. 
   • • Entrez 1 et cliquez sur "Ajouter"
5. Cliquez à nouveau sur "+ Ajouter un palier" pour ajouter les informations nécessaires à la présence d'un deuxième serveur. 
   • • Entrez 15 et cliquez sur "Ajouter". 
6. Ajoutez des paliers jusqu’à atteindre le nombre maximal de serveurs requis en tout temps. 

Voici un exemple du procédé décrit ci-dessus:

 

Gestion des guides des effectifs

Voici quelques détails pour vous aider à comprendre comment ajouter, modifier ou supprimer des paliers.

Modifier le palier - Cliquez sur le point du palier que vous souhaitez modifier pour ouvrir la fenêtre d'édition. Modifiez les données. Cliquez sur "Sauvegarder".

Ajouter un palier - Lorsque vous cliquez sur "Ajouter un palier", un nouveau palier sera ajouté pour augmenter le nombre d'employés requis. Dans notre exemple, le dernier palier renseigné déclenchait le 7ème serveur, le nouveau palier sera donc pour 8 serveurs. Entrez le nombre de clients que nous devons avoir dans le restaurant pour avoir besoin d'un huitième serveur. Cliquez sur "Sauvegarder".

Supprimer un palier - Cliquez sur le palier que vous souhaitez supprimer pour ouvrir la fenêtre d'édition. Cliquez sur "supprimer ce palier".

Changer la mesure de vente pour un département - Cliquez sur le nom du département puis cliquez sur la mesure de vente actuelle (en haut à droite). Choisissez la nouvelle mesure. Si vous aviez déjà défini des paliers pour ce département, assurez-vous de les vérifier et de les modifier au besoin.

Enfin, nous vous suggérons de ne pas créer de guide des effectifs pour tous les départements. En effet, certains départements (rôles) ne sont pas directement soumis aux conditions horaires applicables aux ventes (ex: préparation, production). Concentrez-vous sur les départements dont les besoins sont directement liés aux ventes/clients et qui nécessitent plusieurs quarts dans la journée. Pour faire simple, les départements où vous dépensez le plus en main-d'œuvre!

Voici quelques suggestions de ce que nous croyons être les mesures de ventes idéales à utiliser pour les départements suivants:

• Serveurs - Total des clients, ventes nettes ou brutes
• Barmans / Barmaids - Ventes de boissons, total des ventes de boissons, clients au bar, ventes de bar
• Hôtes / hôtesses - Nouveaux clients
• Cuisiniers - Ventes de plats, nombre de plats

Bien joué la gang!