5. Modèles de plancher de base

Navigation: Onglet "Horaire", puis "Modèles de plancher"

Objectif: Vous faire gagner du temps lors de la création de vos horaires

Les modèles de plancher (répartition du personnel) sont les modèles des quarts de travail dont vous avez besoin pour chaque jour de la semaine. Vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez et choisir parmi ceux-ci lorsque vous établissez votre horaire. Par exemple, en plus de créer un modèle de plancher pour chaque jour de la semaine, vous pouvez également créer des modèles pour les jours de vacances, de match, ou tout autre événement récurrent qui pourrait affecter votre activité. 

Ce guide va vous assister dans les tâches suivantes: 

• Créer votre premier modèle de plancher
• Ajouter des modèles additionnels
• Gérer les modèles de plancher
• Activer la fonctionnalité One Touch d’Ameego

Créer votre premier modèle de plancher

Commencez par créer votre premier modèle de plancher de base. La majorité des restaurants apprécie d’en avoir un pour chaque jour de la semaine. Suivez les étapes suivantes pour créer un nouveau modèle de plancher. 

1. Cliquez sur le bouton “Créer un nouveau” en haut de la page des modèles de plancher de base.
2. Nommez votre modèle (ex: Lundi). 
3. Ignorez le champ “Copiez de” pour l’instant car nous partons du principe que vous créez votre tout premier modèle.
4. Choisissez une couleur pour ce modèle si vous le souhaitez.
5. Cliquez sur le bouton “Ajouter modèle de plancher” pour sauvegarder.

Maintenant que vous avez votre premier modèle, vous allez y ajouter les quarts requis pour cette journée. Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter vos quarts, ajuster les heures de début et de fin, ajouter des badges ou pauses. 

• Ajouter un quart: Cliquez sur le bouton "Ajouter Quart" et sélectionnez un département. Cela ajoutera un quart de travail au département que vous avez sélectionné. L'heure par défaut du quart de travail sera de 12 à 17 heures. Ajustez les heures au besoin et répétez ce processus jusqu'à ce que vous ayez tous les quarts de travail nécessaires pour chaque département pour cette journée.
• Ajuster les heures du quart de travail: Cliquez et faites glisser les côtés gauche et droit du quart de travail pour ajuster les heures de début et de fin.
• Ajouter un badge: Cliquez sur la zone centrale du quart de travail et sélectionnez le badge requis. Après avoir sélectionné le badge, cliquez sur “Enregistrer & Fermer”.
• Ajouter une pause à un quart de travail: Cliquez sur la zone centrale du quart de travail et cliquez sur le lien “ajouter une pause”. Entrez l'heure de début et la durée de la pause, cochez la case “Pause payée” si requis. Cliquez sur le bouton “Ajouter une pause”, puis sur “Enregistrer et fermer”. Voici quelques notes supplémentaires sur les pauses.
• Les pauses ajoutées aux quarts de travail ne seront pas visibles par l'employé. Elles sont principalement utilisées à des fins de gestion et de coûts des quarts de travail dans vos horaires. 
• Veuillez prendre en considération que si vous avez configuré une règle de pause dans les paramètres généraux, il n’est pas recommandé d’ajouter de pauses au modèle de plancher car cette démarche risquerait de doubler le coût des pauses et fausser votre projection de main-d'œuvre. Utilisez soit vos règles de pause, soit les pauses sur vos modèles de plancher. 
• Supprimer un quart: Si vous devez supprimer un quart de travail de votre modèle de plancher, cliquez au centre du quart et sélectionnez “Supprimer quart” au bas de la fenêtre.

Ajouter des modèles additionnels

Vous pouvez créer votre modèle de plancher suivant en copiant le premier (ou tout autre modèle que vous avez créé).

Cliquez sur le bouton “Créer un nouveau”, ajoutez le nouveau nom et faites votre sélection depuis le menu déroulant “Copiez de”. Vous aurez un modèle identique à celui que vous sélectionnez. Ajustez simplement les quarts et validez!  Cela vous fera gagner beaucoup de temps dans la création de vos modèles de plancher!

Cependant, si vous préférez, vous pouvez sélectionner “Modèle de plancher vide” et ajouter les quarts manuellement comme décrit ci-dessus.

Gérer les modèles de plancher

Voici quelques conseils supplémentaires pour garder vos modèles de plancher de base à jour et pertinents pour la saison dans laquelle vous vous trouvez actuellement. Certains créent des modèles de plancher de base pour les saisons et les nomment en conséquence. Vous pouvez désactiver ou réactiver les modèles de plancher de base pour répondre à vos besoins pour la saison en cours ou les tendances commerciales.

• Modifier un modèle: Cliquez sur la molette de réglage à droite du nom du modèle de plancher. Vous pouvez le renommer ici et enregistrer les modifications, ou cliquer sur le bouton “Désactiver” pour le supprimer de la liste active (vous pouvez toujours le réactiver plus tard si nécessaire).
• Réactiver un modèle: Cliquez sur le lien “Planchers désactivés” en bas de la liste des modèles de plancher de base. Localisez le modèle de plancher souhaité, puis cliquez sur “Réactiver”.
• Réorganiser la liste des modèles:  Déplacez votre curseur à gauche du nom du modèle de plancher de base pour révéler les flèches croisées. Cliquez et faites glisser les flèches pour déplacer votre modèle de plancher vers le haut ou vers le bas.
• Modèles de plancher saisonniers: Si vos besoins de planification changent pour quelque raison que ce soit, pensez à créer un ensemble de modèles pour ceux-ci. 
• Modèle “Fermé”: Si votre restaurant est fermé un ou plusieurs jours de la semaine, créez un modèle intitulé “Fermé”. N’y ajoutez aucun quart. Vous utiliserez ce modèle lors de la création de l’horaire si une journée de fermeture est observée.
• Événements locaux: Si votre planification est impactée par des événements dans votre région, pensez à créer des modèles pour ces journées. Certains exemples peuvent être “Game de hockey 7PM”, “Concert 8PM”, etc.
• Jours fériés: Les jours fériés sont généralement les lundis ou vendredis. Créez un modèle “Lundi férié” ou “Vendredi férié” pour répondre à vos besoins de planification pour ces occasions. 

Activer la fonctionnalité One Touch (Ajouter les modèles aux paramètres d’équipes)

Cette importante dernière étape va vous permettre de créer vos horaires en un simple clic! Pour davantage de clarté, prenons de l’avance en jetant un oeil aux 3 étapes de planification dans Ameego.

1. Créer des prévisions de vente
2. Choisir un modèle de plancher pour chaque jour de la semaine
3. Assigner les quarts à vos employés

En ajoutant les modèles de plancher de base aux paramètres de vos équipes, vous pouvez accomplir ces étapes en un simple clic! Après avoir créé tous les modèles dont vous avez besoin, suivez les étapes suivantes pour activer la fonctionnalité One Touch d’Ameego.

1. Rendez-vous à l’onglet “Équipe”, puis l’onglet secondaire “Gestionnaire employés”.
2. Cliquez sur le bouton “Gestion” en haut de la liste des départements.
3. Cliquez sur le bouton “Modifier” à droite de la première équipe.
4. En utilisant le menu déroulant, ajoutez un modèle de plancher pour chaque jour de la semaine dans la section “Distribution du personnel par défaut”. 
5. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder les modifications”. 
6. Répétez ce processus jusqu’à avoir assigné tous les modèles de plancher à chaque équipe. À noter: Ce processus doit IMPÉRATIVEMENT être fait pour chaque jour de la semaine et chaque équipe pour que One Touch puisse fonctionner. 

Voici une démonstration du processus ci-dessus:

Ensuite, les événements et les registres!

PASSER À L'ÉTAPE SUIVANTE