4. Équipe

Navigation: Onglet “Équipe”, puis “Gestionnaire Employés”

Objectif: Maîtriser la modification des paramètres de vos départements, badges et employés dans Ameego.

La section “Équipe” d’Ameego fait office de classeur en ligne et héberge toutes les informations relatives aux employés telles que  les coordonnées, les départements, les salaires, les capacités, les disponibilités, et autres paramètres importants. En prenant le temps de configurer votre section “Équipe” dès maintenant, la fonction One Touch de gestion des horaires pourra créer le meilleur horaire possible et vous faire gagner beaucoup de temps dans le futur! 

Voici les points que nous allons aborder dans cette section du guide de configuration:

1. Paramètres de Département
2. Configuration des badges
3. Configuration des employés
4. POS Match 
5. Inconnu/ Désactivé

 

Étape 1 - Paramètres de département

Commençons par régler les paramètres de vos départements. Placez votre curseur sur le département que vous souhaitez modifier et cliquez sur la molette de réglages située à droite. Puis, cliquez sur le bouton “Modifier le département”. Étudiez les paramètres ci-dessous et effectuez les changements adaptés aux besoins de planification de votre restaurant.

• Nom du département: Étant donné que nous synchronisons les départements (emplois) à partir de votre point de vente, vous n'aurez pas accès pour modifier le nom du département.
  
• Salaire par défaut: Si aucun salaire pour ce département n’est attribué au profil d’un employé, le salaire que vous saisissez ici sera utilisé pour calculer le coût de ses quarts de travail à l’horaire.
  
• Identifiant de paie: Si vous utilisez la fonction Ameego d’export de paie, ce champ sera présent. Ajoutez ici un identifiant de paie s’il est requis par votre prestataire de paie. 
• Couleur: Choisissez une couleur pour le département. Une fois à la section de la création de l'horaire, les boîtes des quarts de travail s'afficheront dans cette couleur. Vous devez avoir une couleur différente pour chaque département au sein d'une équipe, ce qui créera plus de clarté lors de la révision de vos horaires dans Ameego.
  
• Approbation automatique des demandes d’absence: Si vous souhaitez qu’Ameego approuve automatiquement un nombre illimité de demandes de congé au cours d'une journée, vous pouvez le définir ici. Si vous exigez que vos gestionnaires effectuent une révision de toutes les demandes avant approbation, laissez simplement les chiffres à zéro.
  
• Limite de demandes d’absence: Vous pouvez entrer ici le nombre maximal de demandes de congé que vous souhaitez recevoir par jour pour ce département. N'oubliez pas que vos gestionnaires devront toujours approuver ces demandes pour qu’elles soient validées et reflétées sur l’horaire.
  
  

Prenez ensuite quelques minutes pour vérifier et modifier tous vos départements comme décrit ci-dessus.

 

Étape 2 - Configuration des badges

Les badges aident la fonction One Touch d’Ameego à comprendre les différentes capacités de vos employés, par exemple: Ouverture, Fermeture, Serveur AM/PM, Caisse, Bar, etc. Vous pouvez définir autant de badges que vous le souhaitez. Quelques badges couramment utilisés ont peut-être déjà été ajoutés à vos départements. Vous pouvez utiliser ces badges, les renommer ou les supprimer si vous le souhaitez. 

Pour accéder aux paramètres du badge, placez votre curseur sur le département pour lequel vous souhaitez modifier les badges et cliquez sur la molette de réglages située à droite. La section des badges se trouve sous les paramètres du département. Voici les fonctions que vous pouvez effectuer dans la section des badges.

• Ajouter un badge: Cliquez sur le bouton "Ajouter un badge" dans les paramètres du département. Ajoutez le nom du badge, puis cliquez sur “Créer un badge”. 
• Supprimer un badge: Cliquez sur le bouton "Modifier" à côté du badge, puis sur le bouton "Supprimer".
• Employés désignés: C’est de cette manière que vous pouvez pré-assigner un quart à un employé en utilisant un badge (par exemple, Martin travaille toujours en caisse le dimanche). Après avoir créé le badge, cliquez sur le bouton “Modifier” à droite du badge. Le menu déroulant pour chaque jour vous permet de sélectionner l’employé souhaité. Ameego s'assurera que cet employé soit prioritaire pour l’attribution du quart possédant ce badge pour la journée définie. 

Remarque: Veillez à ce que cet employé ait également ce badge dans son profil (la prochaine étape concerne les profils des employés!).

Créez ensuite les badges que vous souhaitez pour chaque département en suivant la procédure ci-dessus. 

 

Étape 3 - Configuration des employés

Il est maintenant temps de modifier les profils de vos employés. Cliquez sur votre premier département pour voir tous les employés qui appartiennent à ce département. Cliquez sur le nom d'un employé dans la liste pour développer son profil. Vous pouvez vérifier, modifier et ajouter des éléments ici comme des départements, des badges, des disponibilités, etc. Voici une liste complète et une description de ces paramètres ci-dessous.

 

Paramètres principaux de l’employé

Les paramètres suivants peuvent être changés sur la page principale de l’employé sans cliquer sur le bouton “Modifier profil”, dont nous aborderons les paramètres un peu plus tard. 

• Désactiver un employé: Cliquez sur le bouton “Désactiver” pour déplacer l’employé vers la section des employés désactivés et pour qu’il ne s'affiche plus dans vos horaires. Vous aurez toujours la possibilité de réactiver cet employé en cas de besoin futur.

Remarque spéciale: Veuillez vous assurer de n'avoir qu'un seul profil par personne dans Ameego. Nous comprenons qu'il existe certaines raisons pour lesquelles vous pouvez avoir plusieurs profils pour un employé dans votre système de point de vente, mais les profils supplémentaires doivent être désactivés immédiatement dans Ameego. La meilleure pratique consiste à conserver le profil contenant les informations salariales correctes pour les départements auxquels l’employé sera assigné et mis à l’horaire.

• Réinitialiser mot de passe: Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez réinitialiser le mot de passe d'un employé. Cela réinitialisera le mot de passe par défaut, “ameego” (en minuscules). Assurez-vous de cliquer à nouveau sur “Réinitialiser le mot de passe” dans la boîte de confirmation pour terminer la réinitialisation. 
• Historique des modifications: Cliquez sur ce bouton pour visualiser les modifications effectuées sur le profil de l’employé et identifier l’utilisateur responsable de ces modifications. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous verrez également un bouton “Modifications effectuées”. Cliquez sur celui-ci pour visualiser les modifications effectuées par cet utilisateur sur d’autres profils (dans la mesure où ce dernier a accès à Ameego Manager). 
• Salaires: Les informations sur les salaires de chaque département proviennent de votre système de point de vente. Assurez-vous d'ajouter tous les départements et tous les salaires requis au profil des employés dans votre système de point de vente. Les changements de salaire dans le PDV seront mis à jour dans Ameego avec la fonction POS Match, qui s'exécute toutes les 24 heures. Les salaires sont spécifiques à chaque département et ne seront utilisés que pour le département spécifié. Si aucun salaire n'est présent dans le profil des employés, Ameego utilisera le salaire par défaut du département comme décrit ci-dessus dans les paramètres de département.
• Ajouter des départements: Utilisez le bouton “+” dans la section des départements pour ajouter tous les départements pour lesquels vous comptez assigner un quart de travail à l'employé.
• Ajouter des badges: Utilisez le bouton “+” dans la section des badges pour ajouter l'un des badges que vous avez créés précédemment. Lorsque l'outil de création d'horaires One Touch d'Ameego identifie un quart de travail avec un badge, seuls les employés avec ce badge se verront attribuer ce quart de travail. Les badges disponibles à attribuer à votre employé sont déterminés par les départements que vous avez ajoutés à son profil. Par exemple, si vous n'avez donné à un employé que le département “Service”, vous ne verrez apparaître que les badges de ce département.
• Nouvelle disponibilité: Les disponibilités sont essentielles pour que l'outil One Touch fonctionne efficacement. Vous pouvez ajouter une période de disponibilité pour toute la journée ou la diviser en 2 parties par jour. Parfait pour les étudiants disponibles avant et après les cours! Nous recommandons aux gestionnaires de renseigner les disponibilités actuelles des employés, et ces derniers pourrons vous envoyer une nouvelle disponibilité via Ameego Anyware si des changements sont requis. Cliquez sur le bouton "Nouvelle disponibilité" pour ajouter les disponibilités de vos employés.

À noter: Les disponibilités sont soumises à une date de départ. Si une nouvelle disponibilité est ajoutée, vous pouvez changer la date de départ pour correspondre à la date effective de la nouvelle disponibilité. Ameego activera automatiquement la nouvelle disponibilité si elle a été créée ou approuvée par un gestionnaire.

Notes RH récentes: Cette section vous montrera les 3 dernières notes RH créées pour cet employé. Vous pouvez créer ou voir toutes les notes RH dans l’onglet “Gestionnaire RH” de l’onglet principal “Équipe”.

 

Modifier le profil - Paramètres avancés

Cliquez sur le bouton “Modifier profil” dans le profil d’un employé pour accéder aux paramètres suivants. Si le paramètre est précédé d’un astérisque, l’employé sera forcé de renseigner cette information la première fois qu’il se connecte à Ameego.  

À noter: Vous pourriez ne pas comprendre totalement tous les paramètres disponibles à l’heure actuelle. Les paramètres par défaut devraient être suffisants jusqu’à ce que vous compreniez mieux vos besoins dans Ameego dans le futur!

• Nom d’utilisateur: L’employé se connectera en utilisant son nom d’utilisateur. Ameego crée un nom d’utilisateur automatiquement pour chaque employé en utilisant leur prénom et l’initiale de leur nom de famille (ex: le nom d’utilisateur de Bob Smith sera BobS). Si le même nom d’utilisateur est généré pour 2 employés, vous pouvez modifier l’un d’entre eux ici (ex: Bob Smith et Bob Stewart sont dans le logiciel). Dans ce cas, nous vous suggérons d’ajouter la seconde lettre du nom de famille. Chaque nom d’utilisateur doit être unique pour éliminer tout risque de conflit de connexion.
• Nom: Assurez-vous que chaque employé ait son prénom et nom de famille dans ces champs.
• Département: Celui-ci sera considéré comme le département principal de l’employé. Bien qu’un employé puisse travailler dans plusieurs départements, son profil sera listé dans le département principal défini ici.
• *Langue: Définissez la langue de choix de l’employé ici et le contenu d’Ameego sera affiché dans cette langue. Le français et l’anglais sont disponibles. 
• *Adresse courriel: Renseignez l’adresse courriel de l’employé ici. Avec une adresse courriel valide au profil, l’employé sera en mesure de réinitialiser son mot de passe en cas d’oubli. 
• Date de naissance: Renseignez ici la date de naissance de l’employé. Ce champ est optionnel mais, si renseigné, le calendrier Ameego affichera l’anniversaire de l’employé. 
• Date de début: Ameego remplira ce champ avec la date à laquelle l’employé est activé dans Ameego. Modifiez si requis.
• *Téléphone domicile: Renseignez ici le numéro de téléphone du domicile de l’employé.
• *Téléphone mobile: Renseignez ici le numéro de cellulaire de l’employé.
• *Personne à contacter en cas d’urgence: Renseignez ici le nom de la personne à contacter en cas d’urgence pour cet employé. 
• *Numéro du contact: Renseignez ici le numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence pour cet employé. 
• Niveau de permission: Le niveau de permission par défaut pour un nouvel employé est “Employé Régulier”. Les employés réguliers ont seulement accès à Ameego Anyware. Les utilisateurs avec un niveau de permission “Gestionnaire” et “Superviseur” peuvent accéder à Ameego Manager et Ameego Anyware. La différence entre les deux est que les superviseurs ne peuvent pas voir ou modifier les salaires. Si le niveau de permission est défini comme superviseur ou gestionnaire, une icône s'affichera sur son profil, afin que vous puissiez visualiser rapidement son niveau de permission. 
• Identifiant de paie: Si vous utilisez la fonction d’export de paie Ameego, renseignez ici l’identifiant de paie de l’employé. 
• Inclure avec la paie: Le paramètre par défaut est “Oui” (case cochée). Si vous utilisez la fonction d’export de paie Ameego, vous pouvez décocher cette case si vous ne souhaitez pas exporter les heures de cet employé.
• Exemption Hrs Sup: Le paramètre par défaut est “Non” (case non cochée). Cochez cette case si l’employé est exempt de temps supplémentaire. Cette option peut être utile pour les gestionnaires dont les quarts de travail dépassent la limite de temps supplémentaire quotidienne et hebdomadaire. Peut aussi être utilisé pour supprimer le temps supplémentaire de l’export de paie d’un employé si applicable.
• Activer les règles de pause: Le paramètre par défaut est “Oui” (case cochée). Décochez si l’employé est exempt des règles de pause de la page des paramètres d’Ameego.
• Les pauses payées s’appliquent aux heures supplémentaires: Le paramètre par défaut est “Non” (case non cochée). Cochez cette case si la pause rémunérée d’un employé participe à son temps supplémentaire quotidien. 
• Heures Max/ Min: Ces champs ne sont pas requis mais peuvent être un outil utile pour s’assurer que One Touch d’Ameego attribue le nombre d’heures désiré pour vos employés clé!

Prenez maintenant quelques minutes pour vérifier et modifier les informations de tous vos employés comme indiqué ci-dessus.

Étape 4 - POS Match

C'est ici que vous verrez les nouveaux employés et départements qui ont été récemment ajoutés à votre système PDV. Si vous apercevez une notification rouge numérotée au côté de “POS Match”, ceci vous indique que de nouveaux employés ou départements sont maintenant prêts à être activés dans Ameego.

Note 1: Le POS Match s’effectuera automatiquement 24 heures après le dernier POS Match. Vous pouvez également utiliser le bouton “Activer POS Match” si vous avez besoin que vos nouveaux employés soient ajoutés dans Ameego immédiatement.

Note 2: L’import initial d’un nouvel employé nous apportera presque toutes les informations que vous aviez dans votre PDV telles que l’adresse courriel, le numéro de téléphone, les départements et les salaires. Une fois que l’employé est activé dans Ameego, nous synchronisons uniquement les changements de département (rôle) et de salaire.

Cliquez sur la bannière du POS Match pour voir les employés et départements nouvellement importés. Cliquez sur le nom d’un employé pour développer le dossier et visualiser comme suit: 

 

Nouveaux Employés dans le POS Match:

• Nom d’utilisateur: Ameego a créé ce nom d’utilisateur en utilisant le prénom et l’initiale du nom de famille de l’employé.
• Département: C’est le département principal du nouvel employé. En l’activant, il apparaîtra dans le département indiqué. 

À noter: Si “Département inconnu” est affiché, l’employé sera répertorié dans la liste “inconnu/désactivé”. Plus d'informations à venir plus bas dans cette section.

• Adresse email: Si votre employé avait une adresse courriel dans le PDV, elle apparaîtra ici. Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter leur adresse courriel avant de cliquer sur “Activer” et Ameego enverra un courriel d’instructions à l’employé pour se connecter. 
• Bouton “Ignorer”: Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez déplacer cet employé dans la section des employés désactivés. Rappelez-vous, vous pouvez toujours le réactiver si nécessaire.
• Bouton “Activer”: Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez activer cet employé dans Ameego.

Nouveaux départements dans le POS Match:

Les départements nouvellement importés auront simplement les options “Activer” ou “Ignorer”. Si vous avez activé un nouveau département dans POS Match, assurez-vous de l'ajouter à l'une de vos équipes, comme décrit précédemment dans la section “Départements et Équipes” de ce guide de configuration. Si vous cliquez sur “Ignorer”, le département sera déplacé vers la section “Inconnu/Désactivé” et peut être activé ultérieurement si requis. 

Étape 5 - Inconnu / Désactivé

En bas de votre liste de départements, vous verrez l’intitulé “Inconnu / Désactivé”. Cliquez sur ce lien et vous verrez les sections suivantes, le cas échéant.

• Département inconnu: Cette liste affiche les employés qui ont été activés à partir du POS Match, mais leur département était inconnu. Attribuez simplement un département à ces employés, puis cliquez sur “Mettre à jour les départements” en bas de la liste. Vos employés seront déplacés vers le département que vous leur avez attribué.
• Départements désactivés: Il s'agit d'une liste des départements qui ont été désactivés dans votre plateforme Ameego. Si vous en avez besoin, cliquez simplement sur “Réactiver”.
• Employés désactivés: Il s'agit d'une liste des employés qui ont été désactivés dans votre plateforme Ameego. Si vous en avez besoin, cliquez sur le bouton “Réactiver”. Ameego vous indiquera dans quel département ils ont été réactivés. 

Excellent, tout va très bien! Qui veut un café?!

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