3. Équipes et départements

Avant de commencer, il est important de faire la distinction entre “Équipes” et “Départements” dans Ameego.

Les Départements sont les rôles que nous importons (synchronisons) depuis votre point de vente (POS) et qui ne peuvent être créés manuellement dans Ameego. Nous allons vous montrer comment vérifier et organiser vos départements au sein des équipes dans cette section, puis vous expliquerons les paramètres des départements dans une prochaine section de ce guide.

Les Équipes ne sont pas synchronisées avec votre point de vente et peuvent être créées dans Ameego. Chaque équipe aura son propre horaire et sa propre analyse des coûts de main-d'œuvre dans les rapports d’Ameego. Beaucoup de restaurants aiment créer des équipes spécifiques pour la Gestion, le Service et la Cuisine. D’autres préfèrent utiliser une équipe unique pour des horaires et rapports globaux. Commençons par vous assister dans la création d’une équipe et vous pourrez en ajouter par la suite si vous le désirez.

Cet article vous guidera dans les 3 étapes de configuration requises suivantes:

Configuration des Départements
Paramètres des Départements
Configuration des Équipes
Paramètres d’Équipe

Étape 1 - Configuration des Départements

Navigation: Onglet “Équipe”, puis “Gestionnaire Employés”

Objectif: Vérifier et organiser les départements importés depuis votre logiciel point de vente pour répondre à vos besoins de gestion de l’horaire.

Votre logiciel point de vente a parfois plus de départements que nécessaires pour la gestion de l’horaire, ou a plus d’un département avec le même nom ou un nom similaire. Il est important de passer au travers des départements que nous avons synchronisés depuis votre point de vente et de désactiver les départements que vous ne souhaitez pas utiliser avant de commencer la configuration des équipes.

Suivez la démarche suivante pour vérifier et organiser vos départements dans Ameego:

Cliquez sur le nom du département pour en afficher les employés sur la droite de la page.
Si vous n’avez pas d’employés dans le département, vous pouvez le désactiver (voir plus bas).
Si vous avez des employés dans un département mais souhaitez les déplacer dans un département différent, cliquez sur le bouton 'Modifier le profil' dans le profil de l'employé et choisissez le département correspondant dans le menu déroulant 'Département', puis sauvegardez. Rafraîchissez la page et les employés apparaîtront dans le nouveau département. vous devrez choisir quel département vous souhaitez conserver comme actif dans Ameego.
Si vous avez plusieurs départements avec le même nom, vous devrez choisir lequel vous souhaitez utiliser dans Ameego. Suivez le procédé ci-dessus pour déplacer les employés dans le bon département.

Suivez la procédure suivante pour désactiver un département dans Ameego:

Assurez-vous de n’avoir aucun employé dans le département que vous souhaitez désactiver (comme décrit dans la procédure précédente).
Cliquez sur la roue des paramètres à droite du nom du département.
Cliquez sur le bouton 'Désactiver'.

Étape 2 - Paramètres des départements

Navigation: Onglet 'Équipe', puis 'Gestionnaire Employés'

Objectif: Personnaliser les paramètres de chaque département de votre restaurant pour appliquer un salaire par défaut et contrôler le nombre de demandes de congé pour chaque jour de la semaine.

Placez votre curseur à droite du nom du département et cliquez sur la roue des paramètres. Cliquez sur le bouton 'Modifier le département'.

Vous pouvez effectuer les ajustements nécessaires aux paramètres ci-dessous pour répondre aux besoins de votre restaurant.

Nom: Comme nous importons les départements (rôles) de votre outil point de vente (POS), vous n'avez pas la possibilité de modifier le nom du département.
Salaire par défaut: If Si. un employé n'a pas de rémunération horaire pour ce département dans son profil, le salaire que vous renseignerez ici sera utilisé pour calculer le coût d'un quart de travail pour cet employé.
Identifiant de paie: Si vous utilisez la fonctionnalité d'export de paie Ameego, ce champ sera disponible. Entrez un identifiant de paie si requis pour votre fournisseur de paie.
Couleur: Choisissez une couleur pour le département. Lorsque vous travaillerez sur l'horaire, les quarts seront affichés dans cette couleur. Nous vous recommandons d'avoir différentes couleurs pour vos départements au sein d'une équipe pour faciliter la visualisation de vos horaires dans Ameego.
Approbation automatique des demandes d'absence: Si vous souhaitez qu'Ameego approuve automatiquement un certain nombre de demandes d'absence pour un jour de la semaine, vous pouvez le paramétrer ici. Laissez le paramètres à 0 si vous souhaitez la validation par un gestionnaire uniquement.
Limite de demandes d'absence: Vous pouvez renseigner la limite de demandes d'absence que vous souhaitez recevoir pour chaque jour de la semaine, pour le département. Pour rappel, vos gestionnaires devront valider ces demandes avant qu'elles ne soient confirmées et que l'horaire soit mis à jour.
Cliquez sur le bouton 'Enregistrer les modifications'.

Vous verrez une section 'Badges' sous les paramètres de département. Nous aborderons ce sujet dans une prochaine section de ce guide.

Étape 3 - Configuration des Équipes

Navigation: Onglet “Équipe”, puis “Gestionnaire Employés”

Objectif: Personnaliser les équipes de votre restaurant

Ajouter et supprimer des départements au sein des équipes

Maintenant que vous êtes sur la bonne page, cliquez sur le bouton 'Gestion' situé en haut de la section 'Départements'. Vous verrez les équipes que nous avons ajoutées par défaut pour débuter, ainsi que les départements appartenant à ces groupes.

Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter ou éditer vos équipes:

Modifier le nom d'une équipe:

Si vous souhaitez modifier le nom d'une équipe que nous avons créée pour vous, cliquez sur le bouton 'Modifier', renommez l'équipe puis cliquez sur 'Sauvegarder les modifications' (nous aborderons les autres paramètres de cette section plus bas).

Créer une équipe:

Si vous n'avez aucune équipe ou souhaitez en créer une nouvelle, cliquez sur le bouton 'Créer une nouvelle équipe', renseignez le nom et cliquez sur 'Sauvegardez les modifications' (nous aborderons les autres paramètres de cette section plus bas).

Si les équipes vous conviennent, suivez les instructions ci-dessous pour organiser vos départements au sein des équipes.

Ajouter un département à une équipe:

Cliquez sur le bouton '+ département' (si présent) dans la section droite de la page et choisissez un département à ajouter.

Note: Si tous vos départements dépendent déjà d’une équipe, le bouton “+ département” ne s’affichera pas.

Retirer un département d'une équipe:

Cliquez sur le nom du département à droite de la page. Cette action déplacera le département vers une section appelée 'Aucune équipe'. Il faudra donc attribuer ultérieurement ce département à une équipe afin de pouvoir être ajouté à l’horaire dans Ameego.

Déplacer un département d'une équipe à une autre:

Pour enlever un département d'une équipe, cliquez sur le nom du département dans l'équipe à laquelle il est assigné. Cliquez ensuite sur le bouton '+ département' dans la nouvelle équipe à laquelle vous souhaitez assigner le département et sélectionnez-le dans les options.

Voici une rapide démonstration de la procédure pour déplacer un département d'une équipe à une autre.

Organiser les départements au sein d’une équipe

Maintenant que vous avez ajouté tous vos départements à une équipe, vous pouvez les classer au sein de l’équipe. L’ordre de classement que vous choisirez sera reflété à travers la plateforme Ameego. Suivez la procédure suivante pour classer les départements dans les équipes.

Quittez la section 'Gestion' en cliquant sur l’onglet 'Gestionnaire Employés'.
Placez votre curseur sur la gauche d’un département pour voir apparaître l’icône fléchée.
Cliquez sur l’icône et glissez le département vers le haut ou le bas de la liste.

Voici une démonstration de l'organisation des départements.

Étape 4 - Paramètres d’Équipe

Vous trouverez ci-dessous la description des paramètres d’équipe disponibles. Ils peuvent être réglés maintenant ou ultérieurement, dépendamment de votre stade de configuration de votre plateforme Ameego. Par exemple, vos modèles de distribution du personnel ne sont peut-être pas encore configurés. Pas de problème, vous pourrez revenir à ces paramètres plus tard.

Navigation: Onglet 'Équipe', puis 'Gestionnaire Employés'.

Objectif: Personnaliser les paramètres des équipes pour votre restaurant qui seront automatiquement appliqués à l'horaire chaque semaine.

Cliquez sur le bouton 'Gestion' puis sur le bouton 'Modifier' de la première équipe. Vérifiez et réglez les paramètres suivants peuvent être personnalisés pour chacune des équipes.

Renommer: Renommer l’équipe.

Mesure de vente: Le paramètre par défaut est 'Aucune'. En gardant ce paramètre, l’équipe utilisera la mesure de vente principale, soit les ventes brutes ou nettes pour calculer le coût de main-d'œuvre pour cette équipe. Vous pouvez choisir une autre mesure de vente pour effectuer ce calcul, mais assurez-vous de sélectionner une mesure de vente ($) et non une mesure de compte (nombre de clients par exemple).

Publier l’horaire automatiquement: Le paramètre par défaut est 'Non'. Si réglé sur 'Oui' et vous avez des modèles de plancher par défaut pour cette équipe, One Touch créera ET publiera vos horaires automatiquement.

Astuce: Nous vous recommandons de laisser ce paramètre sur 'Non' par défaut au début afin que vous conserviez l’opportunité de vérifier vos horaires avant de les publier.

Multiplicateur de salaire par défaut: Le paramètre par défaut est '1.00'. Lorsque vous créerez et calculerez le coût de main-d'oeuvre dans Ameego, nous multiplierons tous les salaires horaires par ce montant.

Astuce: Vous pouvez utiliser ce paramètre pour justifier certains frais généraux relatifs à vos employés (ex: en réglant le paramètre à 1.04, 4% seront ajoutés à tous les salaires et appliqués dans les projections de main-d'œuvre).

Main-d'œuvre fixe par défaut: Le paramètre par défaut est 0.00. Un montant en dollars ajouté ici représentera les frais fixes de main-d'œuvre pour cette équipe (salaires des responsables par exemple). Ce chiffre sera utilisé pour tous les rapports de main-d'œuvre prévisionnelle et actuelle.

Objectif de pourcentage de main-d'œuvre par défaut: Le paramètre par défaut est 0. Renseignez l’objectif de coût de main-d'œuvre en pourcentage pour cette équipe et Ameego vous montrera les comparaisons pour cet objectif à travers les pages d’horaire. Ce paramètre est optionnel.

Distribution du personnel par défaut: Ces paramètres sont importants pour permettre à l’option One Touch d’Ameego de compléter les 3 étapes de création de l’horaire en un clic. Un modèle de distribution du personnel par défaut doit être attribué à chaque jour de la semaine pour activer cette option. Si vous n’avez pas créé vos modèles, vous pouvez revenir à ce paramètre ultérieurement. Cependant, assurez-vous de le faire afin de gagner du temps dans Ameego!

Supprimer équipe: Cliquez sur ce lien pour supprimer l’équipe.

Annuler: Annule toute modification effectuée sur cette page.

Sauvegarder les modifications: Sauvegarde toutes les éditions effectuées.

Beau travail. Vous avez configuré avec succès les équipes de votre restaurant!

PASSER À L'ÉTAPE SUIVANTE